紙に打ち出すと仕事効率がアップする

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どーも。taka(@takaiphone2010)です。

10月はまた忙しい月になってます。特に最近は資料や数字とのにらめっこが多いため、ひとつひとつの仕事に集中力を高めて、できるだけ生産性をあげれるように努力してます。

資料確認や資料整理など、PCの画面とにらめっこするような仕事の時に、私は意識していることがあります。

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紙に打ち出す

それは、すごくシンプルなのですが、その資料を紙に打ち出すということです。つまり印刷ですね。集中したい時は、PCで資料を見ずにあえて印刷します。

できるだけ全体像が見える形で印刷する

この印刷するときに、意識しているのはできるだけ全体を俯瞰して確認できる形で印刷することです。
例えばエクセルのファイルなら文字が小さくなってもいいから可能な限り一枚にすべてが入るように印刷します。パワポの資料も1スライドを1枚で印刷するのではなく、1ページに少なくとも4から6スライドは入るように印刷します。

PCからだと情報のインプットに時間がかかる

全体が見えるように印刷すると、私の場合、結果として圧倒的に仕事のスピードが上がります。ここからは私が思う推測ですが、どんなに大きなディスプレイを使用していても、資料の全体を読み込んで行くには、画面をスクロールしていかないといけません。画面から情報が消えると、人間はその情報を記憶しなければならず、その量が多くなると、記憶しきれなくなり、再度参照しにいきます。
実際、PCで資料を読み込む時には何度もページの行き来をしている自分がいます。この作業をやっている間にまた脳に負担がかかり集中力が衰える原因にもなっているんじゃないかと思います。

紙だと情報参照のスピードが早い

紙にできるだけ全体像を把握できるように印刷するのは、上記に書いたPC上で情報を参照するたびに画面をスクロールしたり、切り替える負担をなくすためです。全体像が視界にすべて入っていると必要な情報へたどり着く早さが圧倒的に違います。だから印刷してもページがバラバラで印刷されてしまっているのでは意味がないわけです。

デジタルとアナログを融合させる

私がよくやるやり方はアナログとデジタルの融合です。かっこよく言いましたが、参照する資料は印刷して手元に置き、アウトプットする(別の資料を作成する)資料はPCに表示させるという方法です。私にとってはこれが最も生産性が上がるやり方です。

まとめ

集中したい時には、資料を印刷して眺めたり、書き込んだりする。至ってシンプルですし、簡単なことですが、私はこれをやることで間違いなく生産性が上がります。
科学的な証明はできませんし、人によって差もあると思います。繰り返しになりますが、PCのディスプレイを通さず、全体を俯瞰する形で、目から直接情報が入ってくることで、脳での余分な処理が軽減され、回転が早くなるんじゃないかと勝手に思ってます。
まさにこういうのはアナログがデジタルに勝る部分なのかなと。
ほとんどの仕事がPCを使って処理できる今の時代ですが、こういうアナログな部分って結構大事かなと思う今日この頃です。

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