仕事をストップさせないための施策。朝一タスクに関連者のスケジュール確認を入れてみるといい。

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どーも。taka(@takaiphone2010)です。

組織で仕事をしていると、上司に確認や承認をもらうのは日常茶飯事ですが、その上司というのはなんだかんだで忙しく、席にいないことが多いもんです。私の上司も毎日忙しく飛び回っています。

そこでちょくちょく発生するのが、上司不在のため確認や承認がもらえず仕事が先に進めれないという事態。

その他にも仕事の関連者やキーマンがすぐにつかまらず、タスクがなかなか消化できないこともあります。

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個人的によくあったのが、明日話をすればいいやとタスクを翌日に回し、翌日にいざ話をしようとコンタクトをとると、その日は休みだったり出張だった。という事態です。

もうストレスがたまるんですが、発生したときには遅いので、同じ事が起こらないように防止して行くしかないわけです。

朝一番のタスクに関連者のスケジュール確認を盛り込む

で、こういう失敗を繰り返していたことから、防止策として入れているのが、仕事の関連者のスケジュールを朝一番に確認するということです。

もちろん、そのときの仕事で関連性が深い人や上司など数名だけです。

私は出社してから毎日行うルーチンタスクがあるのですが、その一つがこの関連者のスケジュール確認です。

タスクに時間を付ける

この、仕事の関連者のスケジュールを確認することでなにが変わったかというと、タスクに時間軸が付くものができたという点です。

もちろん、すべてのタスクに行っているわけではないですが、特定の人に張り付くようなタスクはその人と電話したり対面で話をしたりしないといけないので、その人が席にいる時間帯を狙って一気に片付けに行くのが効果的です。

なので、関連者のスケジュールを確認した時に、その人に関連するタスクがあれば、いつ片付けるかの時間をタスクの横に書くようになりました。

仕事のストップ率は下がったと思う

効果は定性的なんですが、とりあえず、関連者が翌日休みだったりするのを事前にキャッチできるので、仕事がストップする確立は減ったような気がします。

特に忙しい上司はここでつかまえないと!っていう時は、スケジュールを把握しておくとそれにあわせた形で前準備も進めれるようになります。

効果が大きく見えるものでもないので、地味な取り組みですが、人とコンタクトをとるために割く調整時間は確実に減ったと感じます。

まとめ

関連者のスケジュールまで把握しておくということは、仕事(プロジェクト)を進めて行く上では当たり前のことだ!と言われればそうかもしれませんが、徹底するのは難しく、けっこう忘れがちな点だと思います。(自分ももちろん完璧にできてません。)

特に組織が大きくなればなるほど人との調整は難しくなってくるので、こういう地味な取り組みも効果が出てくるんじゃないかな?と思います。

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