前回は「仕事中の定期的なメール確認・処理」の中での「タスク化したメールの処理フロー」について紹介しました。
今回は１回目の概要で説明した「朝一番の最初のメール確認・処理」について書きたいと思います。
第３回目までの記事はこちらからどうぞ。
私が行っているGTDを意識したOutlookでのメール処理術 その１
私が行っているGTDを意識したOutlookでのメール処理術 その２
私が行っているGTDを意識したOutlookでのメール処理術 その３
今回紹介する「朝一番の最初のメール確認・処理」は前回までに紹介した「仕事中の定期的なメール確認・処理」の前に朝一番専用の作業が入るだけのものとなります。
どんな処理が増えるかというと、朝一番の定番である予定立てです。もちろん１日のメール処理に関する予定立てです。
目次
メール処理に関する予定立て
メール処理に関する予定立てでは具体的に何をやっているかというと下記のようになります。
- その日に処理するメールのボリュームの把握
- その日の予定の空き時間を確認
- メール返信時間の確保・配置
- 必ず返信が必要なメールは手帳のToDoに転記
具体的にそれぞれについて書いていきます。
その日に処理するメールのボリュームの把握
朝一番のメール確認時間にすることはこの作業になります。
私は今日処理しなければならないメールのボリュームを把握するためにOutlookの仕事という機能の「時間帯」というビューを利用しています。
この仕事という機能は仕事（ToDoタスク）を新規に作成して登録していくことができます。
つまりOutlookでのToDo管理を行える機能です。
ただ私はOutlookですべてのToDo管理はしていませんので、この機能は実質使っていません。（メール以外のToDo管理は手帳で行っています。）
この仕事という機能にはもうひとつの機能がありまして、メールでフラグを付けたものが自動的にToDoタスクとして表示されるようになります。
私はこの機能を利用してメールのタスク確認をしています。
この仕事機能ではたまったタスクをいろいろなフィルタや視点で確認できるようになっているのですが、私が利用しているのは「時間帯」というビューのみです。
どのように見えるかというと、このような感じです。
（クリックで拡大します。）
時間帯ビューのいいところ
時間帯ビューのいいところはずばり、視覚的に一瞬で今日処理しなければならないメールのボリュームが把握できるところです。
また、メールの処理期間を設定していれば、その期間も視覚的に把握できるので、このメールがあとどれだけ余裕があるのかなどの状況も把握できます。
この仕事という機能は使い方次第で非常に仕事を効率化できるものです。
ぜひ、いろいろなビューを見て自分独自の使い方を見つけてみてください。
その日の予定の空き時間を確認
続いては、その日の予定を確認します。
１日に会議が結構多い私は、空き時間を見つけてのメール処理になります。
その空き時間にメール以外の仕事を行わなければならないこともあるので、その時間も差し引いて、作業ができる時間を見つけるようにします。
メール返信時間の確保・配置
予定を確認して、時間がたっぷりある日は、メールの処理時間を決めて空いている時間帯にメール処理時間を設けます。（手帳に予定を書き込みます。）
時間がたっぷりある時はよいのですが、打ち合わせがいっぱいの時や資料作成などでほとんど時間がない場合には、たまっているすべてのメールを処理する時間が確保できない状態になります。
その時にはたまっているメールに優先順位を付けて処理します。
つまり、期限の余裕がないものをピックアップして、そのメールだけは必ず返信するように決めて、隙間時間で処理するようにします。
必ず返信が必要なメールは手帳のToDoに転記
上記のメール処理時間を決めた上で、必ずその日中に返信をしなければならない重要なメール処理についてはそのタスクを手帳に転記します。
私は仕事の中では手帳を常に持ち歩いており、メール以外のタスクはすべて手帳で管理しています。
メール処理の中でも特に重要なメール処理については手帳にも書き込むことでタスクの処理漏れを防ぐことができます。
ここまでが、「メール処理に関する予定立て」の内容です。
最後に繰り返しとなりますが、「朝一番の最初のメール確認・処理」とは、この「メール処理に関する予定立て」の作業後に「仕事中の定期的なメール確認・処理」を行っているだけです。
朝一から会議が入っていたりすると朝一番の「仕事中の定期的なメール確認・処理」は省いたりはしますが、「メール処理に関する予定立て」は、よっぽどのことが無い限り欠かさず行っています。
この朝一番にメール処理の計画を立てることでメール処理を効率的に進めていけますし、メールの処理忘れなどを防ぐことができます。
もともと、タスク管理やメール管理が苦手だった私でもメールの処理忘れなどはほとんどなくなっています。
次回はいよいよ最終回になりそうです。
次回は最後に残った「仕事終わりでの最後のメール確認・処理」について書こうと思います。
