私が行っているGTDを意識したOutlookでのメール処理術 その1

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突然ですが、みなさんは他人のメールの処理方法や整理術って気になったりしませんか?

私は仕事術とか仕事効率化に興味がある人間なので、人のメーラーでの設定や操作方法などがとても気になります。
しかし、メールというのは個人的な情報が詰まった代物ですので、人のメール処理をしているところをまじまじと覗き込むわけにもいきません。そのため、他人がどのようなメール処理をしているのか意外に知らないものです。実は人それぞれ、いろいろな処理方法や整理術を持っていたりするものです。

今回から私のメール処理についてGTD※を意識したルーチンワークを数回にわけて紹介していきたいと思います。

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メーラーは会社規定のOutlookになりますが、ほかのメーラーでもすべてではないですが実現できる方法だと思います。
紹介する内容は私個人の経験から現時点で一番フィットしていると感じているものなので、これからまたかわるかも知れません。
そして、決して万人の方にフィットするものではありませんが、少しでも参考になれば幸いです。

※GTDとはDavid Allen氏の提唱した仕事術(仕事を成し遂げる技術)のこと。Getting Things Doneの略
私もこの考え方、方法に魅了された1人です。

まず、私はメールの確認・処理で、できる限り時間を決めて実施するようにしています。
必ず行うのは朝一番のオープン作業のときと仕事を終えるクローズ作業のときです。
その間は、その日の打ち合わせやその他の作業により時間を分けて確認するようにしています。

ということで、
私のメール処理作業としては下記の3つの分類があります。

  1. 朝一番の最初のメール確認・処理
  2. 仕事中の定期的なメール確認・処理
  3. 仕事終わりでの最後のメール確認・処理

3つの作業はまったくことなった作業ということではなく、ベースのワークフローがあります。
このベースのワークフローは大きく分けて下記の2つになります。

  • メール確認・タスク化フロー
  • タスク化したメールの処理フロー


朝一番と仕事終わりはその前後にタスク整理があるだけです。

まずはこのベースのワークフローがどんなものか紹介したいと思います。
最初に1つ目の「メール確認・タスク化フロー」についてです。
図にすると下記のようになります。

このワークフローは完全にではないですが、私なりにGTDの考え方を参考にして、自分にしっくりくる形に落とし込んでいるものです。

と、今回は切りがいいのでここまでにします。
短く区切らないとなかなか集中力が続かないものでして、、、すみません。

次回はこのベースのメール確認・タスク化のワークフローを詳細に解説していきたいと思います。

ではまた次回。

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