資料作成を効率的に行うために実施している8つのこと

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Desk Close-UpDesk Close-Up / dbloete

今月は仕事が落ち着いてゆっくりと年末を迎えれそうなtaka(@takaiphone2010)です。

先月はけっこう仕事が忙しく、特に資料作成が膨大にあり大変でした。

今の仕事柄、資料を作成して相手に伝えるということが多く、できるだけ効率的に資料をアウトプットする能力を求められます。

社会人になってから資料作成についてもいろいろと本を読んだり情報収集を行ってきました。

現時点で、私が資料作成の時に常に頭において実施していることを書いてみたいと思います。

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携帯電源OFF、メーラー終了

最近は特に重要だなと感じる項目です。
仕事の効率は集中力が本当に重要だと思います。
この集中力を最大限出すためにできる限りの邪魔者をシャットアウトします。
会社の携帯電話は無理にオフにします。メーラーも必ず落とします。
それでもデスク脇から同僚の邪魔が入る場合は、自分のデスクから移動することもしばしばあります。
家で1人でこもって仕事をすると仕事がはかどる時がありますが、これには邪魔者がおらず集中できるからです。
仕事場でもできる限りこの状況を作るために、無理にでもこれらのことをやっています。

レビュアーのターゲットを絞る

こちらは当たり前のことではあるのですが、その資料を見る人、もしくはチェックする人をイメージして、その人向けに資料を作成することです。
ここでのポイントはレビュアーが複数いる場合は必ず一番権限を持っている人にターゲットを絞って書くということです。
人間はみな違う価値観を持っているのですから資料に対しての意見もそれぞれ違います。
万人の意見を聞いていたらいつまでたっても資料が完成しません。
最終的なレビュアーが部長なら、課長を飛ばして部長が求める情報を予測して資料を作成するべきです。

ノートで資料構成の下書き

これは、好き嫌いや合う、合わないがあるかもしれませんが、まず、資料作成のソフト(PowerPoint,Excel,Wordなど)を立ち上げる前にどのような資料を作成するのかをノートにラフで書いていきます。
私はこのやり方が一番しっくりきていますし、一番効率がいいです。
私の場合は資料の構成(目次、アジェンダ)を考えて全体の流れが見えるまでノートとシャーペンと消しゴムだけで考え込みます。

テンプレートを作成しておく

こちらも資料作成術の本などでは必ず書かれている項目です。
必ず登場するだけあって、効率アップにも必ずつながります。
時間のある時に自分がいつも作成する資料の形式をテンプレートとして作成しておきます。
無駄なところに時間をかけないという点で間違いない効果を出す部分ではないでしょうか。

とにかく表で表せないか考える

すべてのページに対してこのページで伝えたいことを表で表せないか?ということを必ず考えます。
私は経験上、表形式が一番簡単に書きやすく(時間がかからず)、そして見る人もわかりやすい表現だと思っています。
表というのはそもそもが情報を整理する方法の1つです。
表形式で表した時点で情報が整理されて伝わりやすくなります。
もちろん表以外の表現方法も使いますが、とにかく表が一番手間がかからず、文字情報を手っ取り早く絵的に表現できるので、この思考クセをつけています。

ワード集を作成しておく

資料作成の時によく詰まる(作成作業がストップする)のが、文章の表現方法についてです。
その資料が誰向けなのかにもよりますが、うまい表現方法や文章構成が見つからない時に手が止まります。
このストップ時間をできるだけ打開するために私はマイワード集というのを作っています。
これはこれまでの資料作成の中で使ってきたワードや文章の事例集です。

例えば、
メリット:生産性アップ、業務量削減、全社最適化、領域拡大 …
といった具合にメリットという項目から連想されたり使用できるワードを集めています。
表現に困ったら、過去の事例を見てよい表現方法を流用したり、発想のヒントにしていきます。

色合い、フォント整備は最後に

色合いやフォントサイズなどの資料全体の体裁は、ざっくり全体内容が出来上がってから一気に整えます。
こちらも、よく資料作成テクニックで紹介されるアドバイスですが、確かに最後に一気に合わせていく方が効率アップとなります。

8割完成で提出する

資料を作成した場合は自分の地位がある程度上でない限り、必ず上司のレビューなどを受けると思います。
上司の質にもよりますが、資料作成で最終的に一番時間を食うのがこの行程だったりします。
人間1人1人考えや表現方法は絶対に違うので、自分の作成した資料を他人が100点と付けることはほとんどないです。
特に上司であれば、監督する立場ですから、何かしら指摘をしてくる場合が多いです。
完璧に作成しても指摘を受けて修正が入れば、最初の工数が無駄になります。
できるだけ、途中段階で一度レビュアーに内容をざっくりレビューし、大枠としてずれが無いかだけでも確認しておくことで、手戻り修正を減らすことができます。
8割完成と書きましたが、6割あたりで見てもらっても十分かと思います。

以上、私が資料作成の効率アップのために実施していることの紹介でした。

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