ルーチンタスクを晒す企画に乗っかってみた

SPONSORED LINK



どーも。taka(@takaiphone2010)です。
@Surf_Fishさんのブログで「私のルーチンタスクを晒してみます」という記事がありましたので、乗っからせていただこうと思います。

285「私のルーチンタスクを晒してみます」 | 化学系メーカー研究職です

私も、簡単なものではありますが、毎日のリーチンタスク(ルーチンワーク)を決めて日々実施しています。

自慢できるようなものではないですが、紹介したいと思います。

SPONSORED LINK

私のルーチンタスクの種類

私は現状、仕事とプライベートで計4つのルーチンタスクを作って実施しています。

仕事
・朝の仕事スタート時のルーチンタスク
・仕事終わりのルーチンタスク

プライベート
・朝のルーチンタスク
・夜のルーチンタスク

簡単にそれぞれ紹介します。

まずは仕事についてです。
仕事のルーチンタスクは手帳の見開きに付箋でタスク一覧をはっており、毎日そのリストをみて上から流していきます。

朝の仕事スタート時のルーチンタスク

その名のとおり、朝会社についてから最初に始める作業一覧です。
・勤怠入力
 勤務時間記録をWeb勤怠から入力しなければならないので、前日分を記録します。

・当日と明日以降の予定確認、手帳への転記
 当日と明日以降(直近1週間まで)の予定をOutlookで確認して自分の手帳に書き忘れがないか確認します。

・プロジェクト(PJ)のスケジュール確認
 進めているPJの予定を確認します。

・ToDoリストの整理
 その日の予定をみて、その日に必ずこなさないといけないタスクとベターでこなすタスクを決めます。

・掲示板連絡の確認
 社内の連絡掲示板を確認して会社全体の発信事項などを確認します。

・会社携帯電話の通話時間のリセット
 毎日、電話の通話時間を記録しているので、会社の携帯電話の通話時間をリセットします。
 毎日内容のボリュームが異なってくるのですが、長くても約30分以内で必ず終えます。

仕事終わりのルーチンタスク

・明日以降の予定確認
 明日以降の予定を確認して、朝と同じように手帳に転記できていないものは転記します。

・ToDoリストの整理
 OutlookでのToDoリスト整理を行います。
 私は仕事でのToDoタスク管理はOutlookと手帳で管理しています。
 Outlookでのタスク管理は下記でも紹介しています。
 私が行っているGTDを意識したOutlookでのメール処理術 その1

・メール送信件数の記録
 ライフログの一環として仕事の数字を記録しているものです。
 その日一日に送信したメールの件数をカウントしてMyStatsというiPhoneアプリに記録してます。

・勤務時間記録
 上記と同じで、その日の勤務時間と自席作業時間をMyStatsに記録します。

・通話時間の記録
 同じく電話の通話時間数を確認してMyStatsに記録します。
 MyStatsのデータで自分分析をしてみた。その1(MyStatsの使用例)

ポイント
予定確認とToDoリストの確認などは翌朝にも行いますが、仕事終わりの時にも必ず行います。
とにかく、仕事を終わってOn、Offをきれいに切り替えるには、頭をからっぽにして家路につくことだと思います。
明日の予定が確認できていなかったり、明日までにやらないといけないことが把握できていないなど、頭に不安を抱えたまま家路につくとリフレッシュもできません。
予定とToDoリストの確認はひつこいほどやるべきだと思います。
その分頭がリフレッシュできるのですから。

続いてプライベートについてです。
こちらの内容はEvernoteにも入れて管理しており、更新があれば、Evernoteに更新を入れてます。
プライベートのルーチンタスクはそれ自体を開始するトリガーがなく、よく内容を忘れてしまったりするので、iftttを使って毎日自分にメールが届くような工夫をしています。
iftttをシンプルにリマインダーとして使ってみる

朝のルーチンタスク

主に朝の通勤時に行うタスク一覧です。
・MyStatsの入力
 朝の起きた時間や睡眠時間などを記録します。

・カレンダーの予定確認(Refills)
 プライベートのスケジュール確認をiPhoneアプリのRefillsで行います。

・Nozbeでのタスク確認(本日のやること決め)
 プライベートでのToDoを整理します。その日にやることができるものを決めたりします。
・iPhoneメール確認
 iPhoneメールアカウントのメール確認です。

・Gmailメール確認
 Gmailアカウントでのメール確認です。

・RSS確認(情報収集)
 今はSlyfeedというRSSリーダーアプリでチェックしてます。

・自分チェック
 こちらはタスクというより、チェック項目で、いっしょに入れて毎日忘れないように確認を行います。
 現状、下記の2つをリストに入れてます。
 「身だしなみは整っていますか?」
 「疲れた顔をしていませんか?テンションあげて行きましょー」

夜のルーチンタスク

夜、寝る前に行っているタスク一覧です。
・MyStatsの気分入力
 その日1日を振り返っての気分を5段階評価で数字にして記録しています。

・Evernoteへ写真(ライフログ)転送(PictShare)
 その日1日のiPhoneにたまった写真をPictShareを使ってEvernoteへ転送します。

まとめ

ルーチンタスクをよいところは、いい意味で頭を使わなくてよいところだと思います。
人間は頭を使う、つまり考えるということをすると、疲れますし、本当にこれでよいのか?という不安感が生まれます。
ルーチンタスク(ルーチンワーク)は既に考えぬかれた結果のタスクなので、不安無く、ただ淡々とそのタスクを進めていけばよいので、頭を使わず、作業の効率化にもつながるのだと思います。
ただし、このルーチンタスクに頼りすぎるのも注意なので定期的にルーチンタスクの内容を見直していくことが必重要なんだと思います。

SPONSORED LINK

関連記事(広告含む)