私のやっている「仕事で時間がなくならないための施策」

「いや～今日も忙しい！」あまり口にしたくないですが、ついつい出てしまう言葉です。
なんで忙しくなるかというと、自分の仕事をさばく時間がないからです。
その時間がなくなる原因の１つに打ち合わせが多いことってありませんか？
私もなんか知らないうちに（笑）結構な数のプロジェクトに参加していて結構打ち合わせが多いです。
こういった状況なので、できるだけ時間がなくなってテンパらないようにちょっとした工夫（施策）をしています。
これは、まだ、仕事術などはまったく意識していないころに上司から教えてもらった方法でした。
それはあらかじめ自分の予定を埋めておくことです。
埋めるといっても、あくまで自分の時間を確保するための予定です。
もう少し、具体的に言うと、自分の作業時間を打ち合わせとして予定に登録してます。
（これ、言い方かえると嘘の予定入れてるってことです。でも、そこまでしてでも、自分時間を確保するのは意味があると思ってます。生産性が確実に上がるので。）
仕事術の本とかでもちょくちょく紹介される方法ですが、この方法は、私のこれまでのオフィスワークの中で、時間を確保する最も有効だった方法です。
こういった小技を現場で教えてくれた上司に感謝です。
 無駄な会議依頼が来ない状態にすること
オフィスワークにおいては、共有のスケジュールシステムを利用していることが多いと思います。
Outlookや社内独自のグループウェア、もしくはGoogleカレンダーでも同じです。
現代のビジネスにおいてスケジュールの共有はなくてはならないものになってます。
特に社内のスケジュールは社員全員から閲覧できるようになっていることが多く、関係者から日々、大量の会議依頼が送られてきます。
（その会議依頼が本当に自分が必要不可欠なものだけなら話は別ですが、以外に不要な会議も多いんです。）
会議参加を承認する度に、自分の時間がどんどん削られていきます。
もちろん会議依頼を断ることもできますが、その調整をいちいちすることにまた時間をとられてしまうんですよね。
一番効率的なのは、そもそも無駄な会議依頼が来ない状態にすることです。
 完全にブロックするために具体的には？
私の場合は、自分の作業時間を「課内メンバーとの打ち合わせ」などといった形であたかも存在するような名前で予定を入れてます。
メンバーは自分自身だけで場所もダミーです。こうすることで、社内メンバーからは、単純にそこに打ち合わせ予定が入っているように見え、会議依頼が入ってきたりしません。
もちろん、予定の中身について事細かく推測をたてられ、予定を入れてこられる場合もあるかもしれませんが、そこまでしてくるときはよっぽど緊急度と重要度が高いときだけで、稀だと思います。
これが「自席作業」とかの題名だと他人からみると「予定を入れてもよいかな」と思われてしまい、伺いをたてる形で依頼が来る可能性が高まります。
そうなると、また対応と調整に手間がかかってしまいます。
作業時間を確保するからには完全にブロックする形で割り込みを入らせないと認識させるレベルの題名にしておくのがミソです。
もし、「予定では打ち合わせなのになぜ席にいるんですか？」と突っ込みを入れてくるような人がいれば「その打ち合わせは延期になりました。」など、なんとでも言い訳はできるんです。
実際予定の打ち合わせが流れることはよくあることです。
 上司や周りのメンバーとも協力
この方法を使う場合には、あらかじめ、上司や近くのメンバーにも「自分の時間確保のためにこのようなやり方をしています。」ということを共有しておくとよいです。
幸い、私の上司はこういう生産性を高めることに非常に協力的なので、むしろ、「どんどんやりなさい」くらいで言ってくれます。
いい上司に恵まれてると実感するときです。
 時間確保が目的じゃない、生産性を上げることが目的
この方法を使うことの意義ですが、時間を確保することが目的ではないです。
あくまで、自分の集中できる時間を設けて予定の仕事をやり遂げることが目的です。
そのための施策です。
特に集中してアウトプットを出す必要がない時は、このような時間確保は私はやりません。
時間確保することだけが目的で、毎日、一日の半分を自分の時間で確保しているのはただの自己チューだと思います。
自分の予定が埋まっているせいで他の人が会議依頼ができずに迷惑をかける、つまり、プロジェクトの進行を妨げるような嫌なメンバーにはならないようにくれぐれも気をつけましょう。